Kurumların sözleşme aracılığı ile yetkinlik sahibi çalışana yaptırılan yemeklerin ve içeceklerin ulaştırılması ve bu çerçeve içerisinde hizmetin sunulmasına catering sistemi denilir. Bu sistem sayesinde yemek firmaları gıda sektöründe maliyetten gıda güvenliğine kadar pek çok hususta avantaj sağlaması ile büyük bir öneme sahiptir.
Yemek firmaları; taze, dondurulmuş, kuru ve soğutulmuş grupta yer alan ürünlerini alanında yetkin pek çok tedarikçiden temin eder. Bu kapsam dâhilinde yemek firmaları tedarikçilerden ürünü almadan önce belli başlı şartları sağlayıp sağlamamasına dikkat eder. Bu şartlar; ürünün eksiksiz bir şekilde teslim edilmesi, temin edilecek ürünün zamanında gerekli yere ulaşması, ürünün kalite standartlarını sahip olması ve teslimatın sıklığı olarak sıralanır.
Günümüzde gıda sektöründe rekabet ortamı düşünüldüğünde her zaman doğru bir yönlendirme ile derinlemesine bir hesabın yapılması gerektiği ortaya çıkar. Bu sebeple firmaların sadece kendi üretimlerinde başarılı olması yeterli değildir. Kendi başarılarının yanında tedarik yönetimi uygulaması da zorunlu bir hal almıştır. Yemek firmalarındaki her bir departman için hem verimlilik hem de optimizasyon şartı, doğru tedarikçiler ile birlikte uzun soluklu çalışmayı zorunlu kılmıştır.
Catering firmaları tüketilen malzemeleri için bir tahmini değer belirleyerek öncelikle toptancılarına bildirir. İstenilenler doğrultusunda toptancılarda tedarikçilerden gereken ürünleri talep eder. Bu kapsamda üç tedarikçi çeşidi söz konusu olur.
Bu üç tür tedarikçilerden biri olan dondurulmuş ürün direkt olarak kullanımının gerçekleştirileceği yere ulaştırılır. Kuru gıdalar için ise daha farklı bir sistem işlemektedir. Bu sistemde dağıtım merkezi bulunur. Bu dağıtım merkezlerinde yer alan ürünler tablot yemek firmaları tarafından buradan temin edilir.
Dağıtım yapısına sahip tedarikçilerin bünyesinde değişken olarak dört tane unsur vardır. Bu unsurlar; teslimatın süresi ile sıklığı, ürünlerin dâhil olduğu gruplar ile sınıflandırılması ve zamanlama olarak sıralanır.
Tedarikçiler faaliyet olarak yemek şirketleri için mal akışı ve bilgi akışı sağlar. Mal akışı içerisinde tedarikçiler catering firmaları için her gün belirli zamanlarda meyveler ile birlikte sebzeleri de işler. Bunun yanı sıra taze, soğutulmuş, dondurulmuş ve kuru gıdaların siparişlerinin toplanması için bir gün önceden gerekli bilgi elde edilir. Bu siparişler de farklı dağıtım noktalarında belirtilmiş saatlerde toplanır.
Bilgi akışı sırasında tedarikçiler, catering firmaları tarafından gelen siparişleri belirlenmiş bir zaman içerisinde toplar. Daha sonra her ürün için sipariş sabitlenmiş zamanlarda hesaplanır. Hesaplanan siparişin sayısı ise pek çok dış faktöre bağlıdır. Örneğin; Hava şartları, resmi günlere denk gelişi gibi faktörler ile değişkenlik gösterir.
Sonuç olarak catering firmaları güçlü rekabete ayak uydurabilmek için hizmetlerini müşterilerine iletme hususunda tedarikçi yönetimini baz alarak doğru tedarikçi seçimini yapması gerekir.